Öffentliche Ausschreibungen

Die eVergabe wird Pflicht für EU-Vergaben

Was die wenigsten wissen: Bereits heute werden die meisten öffentlichen Aufträge elektronisch ausgeschrieben. Die eVergabe ist seit 18. Oktober 2018 Pflicht für EU-weite Vergabeverfahren.
Ganz im Sinne der Nachhaltigkeit soll durch dieses Verfahren Papier, Zeit und Geld gespart, zudem soll Transparenz und Barrierefreiheit geschaffen werden.
Ca. 12,5 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts werden durch Aufträge der  öffentlichen Hand generiert – In Zahlen: ca. 350 Milliarden Euro pro Jahr. Damit sind die marktmächtigsten und mit Abstand größten Auftraggeber hierzulande Bund, Länder und Kommunen. 
Was bedeutet dies konkret?
Es reicht nicht mehr, die Auftragsbekanntmachung in elektronischer Form lediglich an das Amt für Veröffentlichungen der EU zu übermitteln und im Nachgang die Vergabeunterlagen jedem Interessenten frei und direkt über das Internet zur Verfügung zu stellen. Sondern, die gesamte Kommunikation und Abwicklung erfolgt ausschließlich in elektronischer Form.
Die nachfolgenden aktuellen Schwellenwerte sind hierfür maßgebend.
Wie wird das Verfahren künftig ablaufen?
Das gilt für öffentliche Auftraggeber:
Der öffentliche Auftraggeber hat für jede seiner Ausschreibungen eine Abruf-Adresse zu hinterlegen und alle für das Vergabeverfahren relevanten Unterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung dem Bieter - allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt -elektronisch zur Verfügung zu stellen.  Zudem müssen die Vergabeunterlagen mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sein (vgl. § 11 Abs. 1 VgV).
Das gilt für Bieter:
Ebenso sind auch die Bieter in einem solchen EU-Vergabeverfahren dazu verpflichtet, potentielle Fragen, fehlende Angaben und Nachweise zur Eignung oder Informationen die zur Aufklärung des abgegebenen Angebots beitragen, ausschließlich elektronisch einzureichen. Bieter, die ihr Angebot nicht elektronisch einreichen, werden automatisch vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
 Ausblick zur Einführung der eVergabe bei nationalen Vergabeverfahren
Ab dem 01. Januar 2019 müssen öffentliche Auftraggeber grundsätzlich die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten mithilfe von elektronischen Mitteln akzeptieren. Dies gilt auch dann verpflichtend für die Vergabestellen, wenn diese die elektronische Einreichung vorab in ihren Teilnahmevoraussetzungen ausgeschlossen haben.
 In der Praxis bedeutet dies für öffentliche Auftraggeber, dass diese ab dem 01. Januar 2019 eine Grundlage (Vergabeplattform) für die Annahme elektronisch eingereichter Teilnahmeanträge und Angebotsunterlagen schaffen müssen.
Dieses Vorgehen dient als Vorbereitung für die ab dem 01. Januar 2020 verpflichtend eingeführte eVergabe im Bereich der nationalen Vergabeverfahren, also unterhalb der genannten Schwellenwerte.
Nützliche Tipps speziell für Bieter
Sofern Bieter an einem EU-Vergabeverfahren konkretes Interesse bekunden, sollten sie sich direkt auf der entsprechend vom öffentlichen Auftraggeber eingerichteten Internetadresse mit ihren Daten registrieren lassen.
Dies vor dem Hintergrund, dass Bieter automatisch sowohl über etwaige Bieterfragen und deren Beantwortung als auch von etwaigen Änderungen der Vergabeunterlagen unmittelbar in Kenntnis gesetzt werden, ohne dass sie dies mühsam selbst in Erfahrung bringen müssen.
Des Weiteren sollten Bieter eine allgemeine Info-E-Mail-Adresse eigens für eine konkrete Ausschreibung einrichten, so dass Kollegen im Vertretungsfall ebenfalls auf Informationen aus dem EU-Vergabeverfahren zurückgreifen können.
Um an einem europaweiten oder nationalen Vergabeverfahren teilnehmen zu können, ist die Einreichung einer Vielzahl umfangreicher Dokumente erforderlich, die für jede Ausschreibung gesondert einzureichen sind. Dies verursacht Kosten und bindet Ressourcen. Eine Alternative hierzu bietet die Präqualifizierung mit der Eintragung in das amtliche Verzeichnis der IHK für Unternehmen und freiberuflich Tätige aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich.
Wichtige Voraussetzung: Die elektronische Signatur
Wenn der öffentliche Auftraggeber eine elektronische Signatur vorgibt, müssen die Angebote von den Bietern signiert werden. Die elektronische Signatur ersetzt eine eigenhändige Unterschrift und stellt die Echtheit der elektronisch übermittelten Daten sowie die Beweiskraft rechtsverbindlicher Erklärungen sicher.
Die Suche nach dem richtigen Nachweis – e-Certis
Die EU-Kommission stellt mit der Datenbank e-Certis ein Informationssystem für Bescheinigungen und sonstige Nachweise zur Verfügung, die bei Ausschreibungsverfahren in den 28 Mitgliedstaaten, einem Kandidatenland (Türkei) und den drei EWR-Staaten (Island, Liechtenstein und Norwegen) verlangt werden. Die Datenbank unterstützt Unternehmen, die ein Angebot abgeben möchten und öffentliche Auftraggeber, welche die Angebote prüfen müssen. Beide Seiten können dadurch feststellen, welche Unterlagen aus EU-Ländern den Bescheinigungen und sonstigen Nachweisen, die vor Ort verlangt werden, gleichgestellt sind. In der e-Certis-Datenbank kann in der jeweiligen Amtssprache des Mitgliedslandes nach den Nachweisen gesucht werden.
Lotse durch den Plattformdschungel: XVergabe 
Aus Sicht der Bieter gibt es zu viele Vergabeplattformen. Die Bundesländer, die Regionen, aber auch größere Kommunen verwenden unterschiedliche Vergabelösungen. Dadurch ist es für die Unternehmen schwierig, Aufträge zu finden. Dazu kommt, dass die Vergabeplattformen untereinander nicht kompatibel sind.
Das Projekt XVergabe unter Federführung des Beschaffungsamtes des BMI, des Finanzministeriums NRW und des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) steuert dagegen. Am 17. Juni 2015 hat der IT-Planungsrat die verbindliche Anwendung des IT-Interoperabilitätsstandards „XVergabe“ beschlossen. Hierfür haben Bund, Länder und Kommunen gemeinsam mit Lösungsanbietern ein Betriebskonzept und eine technische Spezifikation der Schnittstelle für einen einheitlichen Bieterzugang bei öffentlichen Ausschreibungen entwickelt. Dabei wurde auch Wert auf die Eingliederung in europäische Standardisierungsaktivitäten (e-Sens) gelegt.