ICP/internal compliance program

Innerbetriebliches Exportkontrollsystem

Die Zahl der Embargos und der Genehmigungspflichten im Export nimmt zu. Daher gewinnt die betriebliche Exportkontrolle an Bedeutung. Letztlich sind alle Unternehmen mit Außenhandel betroffen. Die rechtlichen Vorgaben sind sehr komplex und ändern sich häufig. Das gilt für die betroffenen Länder, für die Empfänger und die Güter und Dienstleistungen. Verantwortlich für die Einhaltung der strafbewehrten Vorgaben sind das Unternehmen bzw. die maßgeblichen Mitarbeiter. Deswegen ist es wichtig, die betriebliche Exportkontrolle zu systematisieren. Auch von Seiten des EU-Gesetzgebers wird verstärkt die Notwendigkeit eines entsprechenden Überwachungssystems (ICP/internal compliance program) diskutiert.
 

1. Vier Kernfragen der Exportkontrolle

 
WOHIN liefere ich?
Gegen einige Länder liegen Embargomaßnahmen vor. Das kann bedeuten, dass ein ansonsten unkritisches Vorhaben durch ein Länderembargo genehmigungspflichtig oder sogar untersagt ist.
AN WEN liefere ich?
Gegen einzelne politische Gruppierungen, Personen oder Organisationen können Wirtschaftssanktionen verhängt sein. Ein "Treffer" auf den entsprechenden (Namens-)Listen führt unmittelbar zu einem Verbot.
WAS liefere ich?
Grundlage der Prüfung ist die Güterklassifizierung gemäß den Grundlagen des Exportkontrollrechts.
FÜR WELCHE ZWECKE liefere ich?
Im Zusammenhang mit bestimmten (militärischen) Endverwendungen beziehungsweise der Herstellung/Verbreitung von Kernwaffen gibt es Beschränkungen.

2. Anforderungen an ein ICP

Aus den vier Kernfragen der Exportkontrolle ergeben sich bestimmte Anforderungen, die ein ICP erfüllen sollte:
Personalauswahlpflicht
  • Sicherstellung kompetenter Mitarbeiter
  • Bennennung 1 Ausfuhrverantwortlichen (Leitung) mit folgenden Aufgaben: Festlegung und Leitung des ICP; Einrichtung einer Exportkontrollstelle; Festlegung der Mitarbeiterkompetenzen; Sicherstellung des Informationsflusses
  • mindestens 1 Person als Exportkontrollbeauftragter mit folgenden Aufgaben: verantwortlich für die Umsetzung des ICP; zentraler Ansprechpartner für Zoll und BAFA; fungiert im Auftrag des Ausfuhrverantwortlichen
  • 1 Ausfuhrbeauftragter als Bindeglied zu Mitarbeitern in den jeweiligen Fachbereichen
  • weitere Prüfstellen (siehe Punkt 4)
Weiterbildungspflicht
  • Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter: gibt es gelistete Güter im Unternehmen beziehungsweise wie kann man sie auf dem Lieferschein erkennen?
  • Sicherstellung entsprechender Qualifizierungen
Organisationspflicht
  • Arbeits- und Verfahrensanweisung, die interne Organisation festlegt und Zuständigkeiten klar regelt
  • Einbindung betriebsinterner Bereiche (beispielsweise Konstruktion, Vertrieb, Produktmanagement etc.)
  • Güterlistenkontrolle durch entsprechende Prüfsoftware
  • Sanktionslistenprüfung installieren
  • Umsetzung der Prozesse immer wieder überprüfen
  • unterschätzt, aber wesentlich, ist die Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem
Überwachungspflicht
  • Gewährleistung, dass Zuständigkeiten und Organisationsabläufe eingehalten werden
  • Kontrollstrukturen einrichten (Stichproben, Systemprüfungen etc.)
  • Dokumentation von Prüfschritten und entsprechende Aufbewahrungssystematik von Exportunterlagen

3. Vorteile eines ICPs

Der Vorteil einer systematisierten Exportkontrolle liegt darin, dass
  • die bestehenden betrieblichen Abläufe auf Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit überprüft werden
  • klare, zielorientierte Abläufe und Ansprechpartner sowie Vertreter definiert werden
  • durch den standardisierten Ablauf weniger Fehler geschehen und diese eher auffallen und behoben werden können
  • die Auswirkungen von Fehlern und mögliche Strafen tendenziell geringer ausfallen.
Ein betriebliches Exportkontrollsystem ist aber nur dann gut, wenn es verständlich ist und in der täglichen Arbeit gelebt werden kann. Daher bietet es sich an, bestehende Dokumentationen oder Qualitätsmanagementsysteme zu nutzen und die Exportkontrolle darin zu integrieren. Eine Arbeits- und Organisationsanweisung mit Aufgaben des Bereichs "Exportkontrolle" sowie detaillierten Anweisungen zur Einhaltung der exportkontrollrechtlichen Vorgaben sollte das Herzstück des ICP bilden. Sie sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
 

4. Exemplarischer Aufbau eines ICP

Es gibt keine Struktur, die auf jedes Unternehmen anwendbar ist. Je nach Unternehmensform sollte unterschieden werden, ob eine zentrale oder dezentrale Struktur gewählt wird. Wichtig ist, dass das Thema Exportkontrolle so weit oben wie möglich (bestenfalls benennt die Geschäftsführung/der Vorstand den Ausfuhrverantwortlichen) angesiedelt ist. Im Folgenden sehen Sie eine beispielhafte Struktur:

5. Weitere Informationen zum ICP

Eine weitere Orientierungshilfe zum Umgang mit dem Thema ICP bietet der Leitfaden des BAFA auf 24 Seiten.
Für weitere Informationen zum Thema ICP sprechen Sie gerne Ihre zuständige IHK an.