Elektronische Ursprungszeugnisse

Online-Ursprungszeugnisse und elektronisch bescheinigte Handelsdokumente

Ursprungszeugnisse online beantragen (eUZ)

UZ können traditionell in Papierform bei der IHK beantragt werden. Daneben gibt es die Möglichkeit, UZ elektronisch zu beantragen und nach Prüfung und Freischaltung durch die IHK im Unternehmen auszudrucken (eUZ 2+).

Verfahrensablauf eUZ

Das Unternehmen beantragt über ein Online-Formular die Ausstellung eines UZ. Die für den Antrag erforderlichen Daten werden entweder manuell in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen. Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, sind diese dem Antrag im Dateiformat PDF beizufügen. Der Antrag wird abschließend digital signiert und an die IHK gesendet. Diese bearbeitet das UZ und gibt es zum Druck frei. Der Ausdruck des UZ erfolgt im Unternehmen. Hierfür sind UZ-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich.

Elektronische Bescheinigung von Handelsdokumenten

Die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere Papiere) durch die IHK ist ebenfalls über dieses System möglich. Der Antrag und die zu bescheinigenden Dokumente (als PDF-Datei) sind digital zu signieren und an die IHK zu schicken. Nach Freigabe durch die IHK druckt das Unternehmen die bescheinigte Handelsrechnung aus. IHK-Siegel und Unterschrift sind im Ausdruck enthalten. 
Weitere Einzelheiten zum Verfahrensablauf sind im Benutzerhandbuch nachzulesen.
Das Verfahren funktioniert reibungslos. Bei zirka 45 Prozent der von der IHK Ostwürttemberg ausgestellten UZ und sonstiger Dokumente wird das elektronische Verfahren angewendet.

Vorteile

  • Der Ausdruck von UZ und sonstigen Bescheinigungen mit Faksimile von IHK-Dienstsiegel und Unterschrift erfolgt im Unternehmen.
  • Sie sparen Postwege oder Botengänge.
  • Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online. Notwendige Änderungen kann die IHK gegebenenfalls elektronisch anfordern.
  • Der Bearbeitungsprozess in der IHK wird transparenter. Die Historie der Antragsbearbeitung wird in einer Tabelle dargestellt mit Angabe von Datum und Bearbeiter.
  • Ursprungsnachweise, Rechnungen und andere Dokumente können dem Ursprungszeugnis in elektronischer Form bis 10 MB beigefügt werden und so ebenfalls von der IHK bescheinigt werden.
  • Sie müssen keine Sicherheitsrisiken befürchten. Die elektronische Signatur versieht die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen „Fingerabdruck“ des Antragstellers.
  • Im Benutzerprofil lassen sich Voreinstellungen einrichten,  z. B. die Adresse des Exportunternehmens.

Technische Voraussetzungen

Sie benötigen einen Internetanschluss und eine eine persönliche Signaturausstattung, bestehend aus einer persönlichen Signaturkarte ("SmartCard"), einem Kartenlesegerät und einer Software-CD-ROM. Mit Hilfe dieser Computeranwendung können Sie Dokumente jeglicher Art signieren. Die elektronische Signatur ist gültig wie Ihre handschriftliche Unterschrift unter einem Vertrag. Eindeutige Identifikation und Signatur sind für die elektronische Beantragung der UZ unerlässlich. Für dieses Verfahren ist eine Signaturausstattung (Signaturkarte, Lesegerät, Software D-TRUST Personal Suite Version 4.212) pro signierendem (unterschreibendem) Mitarbeiter erforderlich. Eine Teilnahme am eUZ erfordert die Angabe der IHK-Nummer und IHK-Firmenidentnummer des jeweiligen Unternehmens. Diese Daten, die in den IHK-Signaturkarten enthalten und bei Beantragung der Signaturkarte angegeben werden müssen, können Sie bei der IHK erfragen.

Voraussetzungen Hardware

  • Arbeitsspeicher: 2 GB (Empfohlen: 4 GB) 
  • exklusiver USB-Port für den Anschluss des Kartenlesers
  • Drucker
  • Internetanschluss

Voraussetzungen Software

  • Betriebssystem: Ab Windows 7
  • Middleware Nexus Personal ab Version 4.21.2
  • Java ab Version 1.6 / 32 Bit
  • Adobe Reader
  • Ghostscript 32 Bit GPL Release
Bei Fragen zur Installation der Signaturausstattung (Installation der Nexus-Personal-Software und des Kartenlesegerätes) sowie die Inbetriebnahme der Karte und das PIN-Management steht Ihnen das Supportcenter der Bundesdruckerei gerne zur Verfügung (Telefon 030 25 93 91 610). Bei Fragen zur Anwendung "elektronisches Ursprungszeugnis" wenden Sie sich bitte an das Supportcenter der GFI unter Telefon 0231 97 46 422.

Wo bekommen Sie eine Signaturkarte?

Ihre Signaturausstattung (IHK-Signaturkarte und Lesegerät) müssen Sie persönlich beantragen. Dies ist über das Post-Ident-Verfahren möglich. Hierbei können Sie sich, nachdem Sie das Antragsformular online ausgefüllt und das anschließend automatisch erstellte pdf-Dokument ausgedruckt haben, persönlich anhand Ihres gültigen Ausweisdokuments in einer Filiale der deutschen Post AG Ihrer Wahl identifizieren lassen.

Teilnahme am Verfahren

Sie interessieren sich für das eUZ? Nehmen Sie Kontakt mit der IHK auf. Sobald Sie über die technischen Voraussetzungen und über eine Signaturausstattung verfügen, kann die IHK Ihren Betrieb zur Teilnahme an dem eUZ-Verfahren freischalten. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren ist freiwillig. Es ist möglich, parallel Dokumente in Papierform und elektronisch zu beantragen. Natürlich muss sichergestellt sein, dass für eine Ware nur einmal ein Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung beantragt wird. 

Gebühren

Es fallen nur die normalen Gebühren für UZ in Höhe von 9,50 Euro an.

Werden die eUZ im Ausland anerkannt?

Die nach dem Verfahren 2+ ausgestellten Dokumente werden im Ausland anerkannt. Leider gibt es vereinzelt Schwierigkeiten mit Katar. Falls es zu Problemen kommen sollte, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir können sofort auf die konventionelle Bearbeitung (auf dem Papier) umstellen.
Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt müssen wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften konventionell erstellt werden.

Verifizierung online möglich

Alle von der IHK Ostwürttemberg seit dem 1. März 2013 elektronisch ausgestellten Ursprungszeugnisse tragen zusätzlich den Vermerk:
Electronic Certificate - Digitally Signed
Jeder, dem das elektronisch signierte UZ vorliegt, kann es über ein Verifikationsportal im Internet verifizieren lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem UZ. Es genügt die Eingabe der Nummer des UZ und des angezeigten Verification Codes. Sollten Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Dokuments bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per Email oder auf dem Postweg an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal.
Sobald die Empfangsländer der Dokumente elektronische UZ akzeptieren, entfällt der Papierausdruck. Bis zu diesem Zeitpunkt bieten wir beide Varianten, das Papierverfahren und das elektronische Verfahren an.
Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Ausstellung von UZ.