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Die Bescheinigung von Dokumenten zur Verwendung im Ausland: Legalisation und Apostillen

Sie möchten oder müssen deutsche Urkunden oder Handelsdokumente im Ausland verwenden? Dazu verlangen ausländische Behörden oft eine Bestätigung der Echtheit dieser Dokumente. Besteht eine solche Vorgabe, kommt es oft zu Unsicherheit bezüglich des möglichen Verfahrens und der Verteilung von Zuständigkeiten. Um diese Unklarheiten auszuräumen, werden die beiden möglichen Verfahrenswege im Folgenden vorgestellt, um insbesondere den Zuständigkeitsbereich der IHK abzugrenzen.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei international angewandten Verfahren zur Verwendung öffentlicher Urkunden im Ausland: der Apostille und der Legalisation.
Beide Verfahren dienen der Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde fürs Ausland. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, durch wen diese Bestätigung erbracht werden muss. Während die Legalisation eine Bestätigung durch eine konsularische Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll, verlangt, erfolgt diese im Falle der Apostille durch eine vom Staat dazu bestimmte inländische Apostille-Behörde.
Welches Verfahren für Sie in Frage kommt hängt ab vom Bestimmungsland und der Art des Dokuments, das sie in diesem Land verwenden möchten.
Apostille
Bei der Erteilung einer Apostille handelt es sich um ein vereinfachtes, direkteres Verfahren, da die Beteiligung des Konsularbeamten im Bescheinigungsprozess wegfällt. Ist das Bestimmungsland dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten ist prinzipiell keine Legalisation nötig. Dies gilt zu prüfen. Des Weiteren muss abgeklärt werden, ob das Dokument überhaupt Gegenstand des Übereinkommens ist. So schließt das Haager Abkommen (Artikel 1) neben Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet worden sind, auch „sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen(de)“ Urkunden von der Verwendung der Apostille aus.
Bearbeitungsweg
Sind die genannten Vorraussetzungen gegeben, so kann die Ausfertigung einer Apostille direkt bei der zuständigen Apostille-Behörde beantragt werden. Beispielsweise obliegt diese Aufgabe bezogen auf Verwaltungsurkunden in Baden-Württemberg dem Regierungspräsidium. Eine Übersicht der zuständigen Apostille-Behörden bietet das Auswärtige Amt.
Die Alternative zur Apostille stellt für die Verwendung in Ländern, die dem Haager Abkommen nicht beigetreten sind, eine Legalisation dar. Dasselbe gilt beispielsweise auch für Handelsdokumente, die ja vom Gebrauch der Apostille ausgeschlossen sind.
Legalisation
Unter Legalisation versteht man die Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde durch eine Vertretung des Landes, in dem die Urkunde anschließend verwendet werden soll. Dieser Prozess ist mehrstufig, da öffentliche Urkunden, bevor sie der konsularischen Vertretung zur Legalisierung vorgelegt werden können, vorbeglaubigt werden müssen. In Abhängigkeit vom Dokument unterscheidet man verschiedene Legalisierungsketten.
Für Handelspapiere führt die Legalisierungskette von der IHK über das Konsulat ins Ausland. Gerichtliche und notarielle Urkunden sehen zusätzlich meist einen weiteren Beglaubigungsschritt durch den Landgerichtspräsidenten vor. Dieser bestätigt sozusagen nochmals die Unterschrift bzw. das Dienstsiegel des Notars, bevor das Dokument ans Konsulat geht. Verwaltungsurkunden wie beispielsweise Personenstandsurkunden werden vom Regierungspräsidium vorbeglaubigt.
Zu beachten ist, dass von bestimmten Ländern zusätzlich zu den genannten Schritten eine Vorlegalisierung durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) verlangt wird. Dieses führt dann eine Endbeglaubigung durch und bestätigt damit sozusagen nochmals die Korrektheit der Bescheinigung bevor die Urkunde dem Konsulat vorgelegt wird.
Bearbeitungsweg
Für Sie heißt das konkret, dass Dokumente, die einer Legalisation bedürfen, zunächst bei der IHK oder einem Notar vorgelegt werden müssen. Hierbei gilt es stets die sachliche Zuständigkeit zu überprüfen. Danach müssen Sie sich mit der vorbeglaubigten Urkunde an die ausländische konsularische Vertretung wenden. Ist zusätzlich eine Vorlegalisierung durch das Bundesverwaltungsamt oder eine Beglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten von Nöten, muss dort die Urkunde natürlich vor dem Gang zum Konsulat vorgelegt werden. Beachten Sie hierbei bitte auch anfallende Gebühren und Bearbeitungszeiten. Im Zweifelsfall ist eine Abklärung mit dem jeweiligen Konsulat hinsichtlich der nötigen Beglaubigungsschritte zu empfehlen.
Sachliche Zuständigkeit der IHK
Im Allgemeinen fallen die Bescheinigung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen (§1 Abs.3 IHKG) in den Zuständigkeitsbereich der IHK. Es gilt jedoch stets zu prüfen, ob die Zuständigkeit rechtlich nicht anderen Stellen zugewiesen ist. Dies ist beispielsweise der Fall bei Bescheinigungen, die eine Wiedergabe aus einem öffentlichen Register darstellen (z.B. Handelsregisterauszug). Hierfür ist die Zuständigkeit gesetzlich Notaren zugewiesen (§ 21 BNotO). Dies gilt ebenso für öffentliche Beglaubigungen (§129 BGB). Des Weiteren weist § 34 MPG dem Regierungspräsidium beispielsweise die Zuständigkeit für Verkehrsfähigkeits-Bescheinigungen für Medizinprodukte zu. Aufgrund der Fülle von Zuständigkeitsregelungen können an dieser Stelle jedoch leider nur einige Beispiele genannt werden.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es sowohl vom jeweiligen Zielland als auch von der Art des Dokuments abhängt, ob eine Apostille oder eine Legalisation erforderlich ist. Handelsdokumente müssen jedoch, soweit vom Ausland gefordert, üblicherweise legalisiert werden. Der Bescheinigungsservice der IHK umfasst dabei Handelspapiere, die nicht in die Zuständigkeit anderer Stellen fallen und bei denen die örtliche Zuständigkeit gegeben ist. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer IHK Region Stuttgart.