Dokumente

Aufbewahrungsvorschriften für Zolldokumente

Die Frage nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und der Aufbewahrungsform für Außenhandelsdokumente wird häufig gestellt, deswegen haben wir diese Informationen zusammengefasst.

1. Was sind Zolldokumente?

Zu den Zolldokumenten gehören neben den im Regelfall elektronischen Zollanmeldungen auch alle Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.
Beim Import sind dies im Regelfall
  • (elektronische) Zollanmeldung
  • Handelsrechnung
  • Frachtdokumente
  • Präferenznachweise (EUR.1, Ursprungszeugnis Form A, Ursprungserklärung) oder
  • vorgeschriebene Ursprungszeugnisse.
Beim Export sind dies im Regelfall
  • elektronische Zollanmeldung
  • Ausfuhrgenehmigungen oder
  • Nullbescheide
Diese Dokumente werden üblicherweise mit den Unterlagencodierungen auf der Zollanmeldung erfasst. Es geht nur um diejenigen Unterlagen, die zum einen gemäß elektronischem Zolltarif zwingend sind und die auch tatsächlich als Dokument vorliegen. Bei Angaben in Form von sogenannten Negativcodierungen (zum Beispiel Y901 (kein Dual-use-Gut), Y903 (kein Kulturgut) liegen keine Dokumente vor, diese Angaben müssen schlüssig nachvollziehbar sein). Die Exportrechnung muss der Zollanmeldung nicht beigefügt werden und zählt daher nicht als Zolldokument. Bitte beachten Sie die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche Unterlagen unter der Rubrik „Weitere Informationen”.
Beim Export werden viele Dokumente erstellt, die nicht für die Ausfuhrzollabfertigung wichtig sind, sondern im Zielland eine Wirkung entfalten sollen (Präferenznachweise, Ursprungszeugnisse, diverse Bescheinigungen). Diese für das Zielland wirksamen Dokumente sind im Original im Zielland einzureichen und liegen daher beim exportierenden Unternehmen höchstens noch als Kopie oder Datei vor. Deswegen fallen sie nicht unter die nachfolgend aufgeführten Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsformen. In der Praxis werden diese Kopien mit aufbewahrt, da die Vorgangsdokumentation sinnvollerweise nicht getrennt wird.

2. Aufbewahrungsform

a) elektronisch
Bei elektronisch abgegebenen Zollanmeldungen (ATLAS) muss die komplette Datenkommunikation, beginnend mit dem Antrag und endend mit dem abschließenden Ausgangsvermerk (AGV) oder Alternativ-AGV aufbewahrt werden. Da diese Daten in elektronischer Form (originär elektronische Daten) erstellt werden, sind diese auch in elektronischer Form aufzubewahren. Eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend und allenfalls zusätzlich möglich. Der Datenverkehr (Logbuch) sollte durch das genutzte Zollprogramm aufgezeichnet werden. Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Anbieter. Die Kriterien finden Sie in der Verfahrensanweisung ATLAS unter Punkt 6.2 „Archivierung/ Aufbewahrung von Unterlagen und elektronischen Daten auf Beteiligtenseite“. Bei Nutzung der IAA Plus sollten Sie das zur Verfügung gestellte zip-file pro Vorgang herunterladen und speichern (siehe Gliederungspunkt 3.6 des IAA-Plus-Handbuchs).
b) Aufbewahrung im Papier-Original
Der Grundsatz: Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK (bis 30. April 2016: Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex) beizufügen sind, müssen im Original aufbewahrt werden, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben (siehe oben). Das gilt dann, wenn es sich dabei „um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt" (Paragraf 147 Abs. I Nr. 4a i.V.m.  Paragraf 147 Abs. II Abgabenordnung). Betroffen sind somit in der Regel die Importvorgänge (zum Beispiel Gesundheitszeugnisse, Ursprungsnachweise, unterschriebene Ursprungserklärungen). Achtung: Falls eine Rechnung oder Handelsdokumente mit einem Zollstempel versehen sind, müssen diese ebenfalls im Original aufgehoben werden.  Dies kann zum Beispiel bei Ausfuhrsendungen unter 1000 Euro der Fall sein, wenn für Umsatzsteuerzwecke die Rechnung mit einem Zollstempel versehen wird.
c) Aufbewahrung auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern
Für alle Unterlagen, die nicht gemäß b) im Original aufbewahrt werden müssen, ist die Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger zulässig, sofern auch alle anderen Unterlagen in dieser Form vom steuerpflichtigen Unternehmen aufbewahrt werden. Das gilt auch für alternative Nachweisdokumente im Fall offener Ausfuhranmeldungen. Dies kann unter anderem die Spediteursbescheinigung sein. Das Unternehmen kann also bei den meisten Dokumenten zwischen der Aufbewahrung im Papier-Original oder in bildlicher elektronischer Darstellung wählen. 

3. Aufbewahrungsfrist

In Deutschland kommen sechs und zehn Jahre als Aufbewahrungsfrist in Frage (zuzüglich des laufenden Kalenderjahres). Wenn Dokumente aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, gilt immer eine Frist von zehn Jahren. Da Zolldokumente, insbesondere der Ausgangsvermerk (AGV), auch als Nachweis für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung dienen, sind der AGV und die zugehörige Datenkommunikation (Logbuch) in ATLAS zehn Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt für die vorzulegenden/vom Zoll zurückgegebenen bzw. in der Zollanmeldung zwingend mit einer Unterlagencodierung versehenen Dokumente (siehe oben).  

4. Was gilt für Lieferantenerklärungen?

Lieferantenerklärungen gehören zu den Dokumenten, die gemäß Paragraf 147 III AO sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine längere Aufbewahrung kann dann sinnvoll sein, wenn Lagerware noch mit präferenziellem Ursprung exportiert werden soll. Gemäß Paragraf 147 II AO können Lieferantenerklärungen elektronisch aufbewahrt werden, da Lieferantenerklärungen weder amtliche Urkunden noch "handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise" sind. Unter Präferenznachweisen versteht man die grenzüberschreitenden Nachweise wie Warenverkehrsbescheinigungen oder Ursprungserklärungen.  

5. Aufbewahrungsort

Die Dokumente und Dateien müssen grundsätzlich im Inland aufbewahrt werden. Für eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist eine Bewilligung des zuständigen Finanzamts und des zuständigen Hauptzollamtes erforderlich. Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen, dürfen nicht ins Ausland verlagert werden.