Feiern ohne Lohnsteuer

Steuerfreiheit bei Betriebsveranstaltungen

1. Allgemeines

Es gibt viele Gelegenheiten, bei denen der Chef sagt „Jetzt wird gefeiert!“. In bestimmten Grenzen kann er dies auch tun, ohne dass für die Mitarbeiter zu versteuernder Arbeitslohn anfällt. Voraussetzung ist, dass sich die Zuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass einer Betriebsveranstaltung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers bewegen. Diese Zuwendungen sind dann steuer- und sozialversicherungsfrei.
Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass es sich
  1. um eine herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltung und
  2. um Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung handelt.
Die Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung stellen allgemein betrieblich veranlasste Aufwendungen dar, die unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar sind. Die Abzugsbeschränkung auf 70 Prozent der Aufwendungen gilt nicht, unabhängig davon, ob die 110-Euro-Grenze überschritten wird oder nicht.

2. Begriff der Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.
Hierunter fallen zum Beispiel
  • Betriebsausflüge,
  • Weihnachtsfeiern,
  • Jubiläumsfeiern.
Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Erfasst sind aktive Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden.
Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind, sind Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Dies ist zum Beispiel bei Veranstaltungen der Fall, die
  • nur für eine Organisationseinheit des Betriebs (zum Beispiel eine Abteilung oder Filiale) durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können,
  • nur für einzelne Abteilungen eines Unternehmens, die eng zusammen arbeiten, durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmern dieser Abteilungen an der Veranstaltung teilnehmen können
  • nach der Art des Dargebotenen nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind,
  • nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden („Pensionärstreffen“) oder
  • nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder feiern („Jubilarfeiern“).
Die Teilnahme von betriebsfremden Personen ist unschädlich, solange die Zahl der betriebsfremden Personen die Zahl der eigenen Arbeitnehmer nicht übersteigt.
Beispiel: An einer Feier zum 50-jährigen Bestehen des Unternehmens nehmen neben den 50 Arbeitnehmern auch 25 Geschäftsfreunde teil. Für die Arbeitnehmer handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, da die Zahl der betriebsfremden Personen die Zahl der Arbeitnehmer nicht übersteigt.

3. Üblichkeit der Betriebsveranstaltung (Häufigkeit)

Abgrenzungsmerkmale für die Üblichkeit einer Betriebsveranstaltung sind
  1. die Häufigkeit und
  2. die besondere Ausgestaltung.
Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Daher sind auch zwei- oder mehrtägige Betriebsveranstaltungen möglich, solange die 110-Euro-Grenze eingehalten wird.
Betriebsveranstaltungen sind bezüglich der Häufigkeit dann als üblich anzusehen, wenn nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr für denselben Kreis von Begünstigten durchgeführt werden. Diese Begrenzung ist nicht veranstaltungsbezogen, sondern teilnehmerbezogen. Es kommt also darauf an, an wievielen Veranstaltungen der einzelne Arbeitnehmer teilgenommen hat. Der Nachweis kann zum Beispiel durchTeilnehmerlisten geführt werden, was für den Arbeitgeber einen erheblichen Mehraufwand bedeutet. Optional kann daher weiterhin die bisherige veranstaltungsbezogene Besteuerung der dritten Betriebsveranstaltung in Anspruch genommen werden, wenn auf die entsprechende arbeitnehmerbezogene Nachweisführung der Teilnahmezahl verzichtet wird.
Wenn mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht, welche Veranstaltungen als übliche Betriebsveranstaltungen angesetzt werden.
Beispiel: Der Arbeitgeber führt im Kalenderjahr folgende drei Betriebsveranstaltungen durch:
  1. Betriebsausflug nach Hamburg (75 Euro pro Teilnehmer)
  2. Schützenfestbesuch in Hannover (60 Euro pro Teilnehmer)
  3. Weihnachtsfeier für alle Arbeitnehmer (80 Euro pro Teilnehmer)
Da der Arbeitgeber drei gleichartige Betriebsveranstaltungen durchgeführt hat, kann er wählen, welche der drei Veranstaltungen steuerpflichtig ist. Sinnvollerweise wird er die Veranstaltung mit den niedrigsten Kosten versteuern.

4. Zuwendungen

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.
Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere
  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  • Geschenke (dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung),
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
  • Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.
Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie zum Beispiel Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie zum Beispiel die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige AfA sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Die gesetzliche Regelung stellt nicht darauf ab, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Auch unübliche Zuwendungen, wie zum Beispiel Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung werden von der Regelung umfasst.

5. 110-Euro-Freibetragsgrenze

Üblich sind die genannten Zuwendungen aber nur in bestimmten Grenzen. So sind Aufwendungen des Arbeitgebers an den einzelnen Arbeitnehmer nur dann steuerfrei, wenn sie einschließlich Umsatzsteuer je Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 Euro je Arbeitnehmer betragen. Die bisher bestehende Freigrenze wurde im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2015 in eine Freibetragsgrenze umgewandelt. Der Unterschied: Bisher fiel für die gesamten Aufwendungen Steuer an, wenn die Aufwendungen auch nur einen Cent über den besagten 110 Euro lagen. Mit der neuen Freibetragsgrenze bleiben 110 Euro steuerfrei und nur der darüber hinausgehende Betrag muss versteuert werden.
Beispiel: Ein Arbeitgeber führt für seine 13 Arbeitnehmer einen Betriebsausflug durch. Die Gesamtkosten für Speisen und Getränke betragen 1250 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 1487,50 Euro. Der Arbeitgeber hat Nettoaufwendungen von 96,15 Euro je Arbeitnehmer (1250 Euro : 13 Personen); diese liegen unter 110 Euro. Es kommt aber auf die Bruttoaufwendungen je Arbeitnehmer an. Diese betragen 114,42 Euro (1487,50 Euro : 13 Personen). Da die Freibetragsgrenze überschritten ist, ist der übersteigende Betrag von 4,42 Euro zu versteuern. Hierfür ist eine Pauschalbesteuerung möglich.
Berechnet wird die 110-Euro-Grenze wie folgt: Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.
Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.
Der Wert von Sachzuwendungen bemisst sich grundsätzlich nach dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort, also nach dem Preis, den der Arbeitnehmer aufwenden müsste, um dasselbe Wirtschaftsgut zu erhalten. Bei Betriebsveranstaltungen ist von den eigenen Aufwendungen des Arbeitgebers für die Veranstaltung auszugehen (einschließlich Umsatzsteuer).

6. Besteuerung steuerpflichtiger Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen

Soweit Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung zum Arbeitslohn gehören, weil es sich
  • nicht um eine übliche Betriebsveranstaltung (bzgl. Häufigkeit) handelt oder
  • um Zuwendungen handelt, die nicht anlässlich einer Betriebsveranstaltung anfallen,
kann die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden.
Dabei ist zu beachten, dass
  • ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung nicht erforderlich ist,
  • die Pauschalierung auch dann zulässig ist, wenn nur wenige Arbeitnehmer betroffen sind,
  • zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent und ggf. pauschale Kirchensteuer anfällt,
  • die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent Sozialversicherungsfreiheit auslöst.

7. Sonderfall der Reisekosten

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Dann ist eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber nach den allgemeinen Reisekostengrundsätzen möglich, ohne dass die Kosten in die 110-Euro-Freibetragsgrenze einbezogen werden müssen.
Beispiel: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

8. Ausnahme bei Jubiläumsfeiern ohne Betriebsveranstaltungscharakter

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung. Die Finanzverwaltung lässt aber trotzdem bei runden Arbeitnehmerjubiläen Sachzuwendungen bis 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer je teilnehmender Person aus derartigen Anlässen steuerfrei. Solche üblichen Zuwendungen werden als Aufwendungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers angesehen. Achtung: bei diesem 110-Euro-Betrag handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze.

9. Umsatzsteuer

Die gesetzlichen Änderungen, insbesondere die Ersetzung der bisherigen lohnsteuerlichen Freigrenze durch einen Freibetrag, haben grundsätzlich keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen. Ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und wie die Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, zu berechnen sind, bestimmt sich nach den oben genannten lohnsteuerrechtlichen Grundsätzen. Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten, üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich im Regelfall auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet. Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen.

10. BMF-Schreiben zu Betriebsveranstaltungen

Weitere Informationen und konkrete Beispiele können Sie dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen entnehmen.
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Region Stuttgart – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.