IHK Ostwürttemberg

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Informationspflichten der IHK Ostwürttemberg nach der Datenschutzgrundver-ordnung (DSGVO) für Mitgliedsunternehmen gem. Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und nach Art. 14 DSGVO (Anmeldung durch Dritte)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Aufnahme eines neuen IHK-Mitglieds bzw. der Änderung der Daten bereits vorhandener IHK-Mitglieder anhand einer Gewerbemeldung (An-/Um-, Abmeldung), von Handelsregisterdaten oder Daten, die die Finanzverwaltung übermittelt hat.
Quelle der Daten
Die IHK Ostwürttemberg bekommt in der Regel die Daten Ihrer Gewerbemeldung von der für Ihren Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO).
Ferner erhält die IHK Finanzamtsdaten (Gewerbeertrag/Gewinn/Gewerbesteuerpflicht) zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO). Die Übermittlung von Daten aus dem Handelsregister ergibt sich aus § 37 HRV.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Ostwürttemberg
Ludwig-Erhard-Straße 1
89520 Heidenheim
Tel. 07321 324-0
Fax 07321 324-169
zentrale@ostwuerttemberg.ihk.de
vertreten durch Hauptgeschäftsführerin und Präsident

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Ostwürttemberg
Datenschutzbeauftragte
Ludwig-Erhard-Straße 1
89520 Heidenheim
Tel. 07321 324-0
Fax 07321 324-169
datenschutz@ostwuerttemberg.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 des Gesetzes zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) ist die IHK berechtigt, die Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen zu verarbeiten, die in § 14 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 der Gewerbeordnung (GewO) sowie der Rechtsverordnung nach § 14 Abs. 8 GewO aufgeführt sind (Angaben zum Betriebsinhaber und zum Betrieb). Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist die Erfüllung von Aufgaben, die uns nach dem IHKG oder anderen Gesetzen (z.B. Berufsbildungsgesetz) übertragen sind.
Aufgaben nachdem IHK-Gesetz
Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:
  • Feststellung von Beginn und Ende einer IHK-Zugehörigkeit, § 2 Abs. 1 IHKG
  • Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG (z. B. durch Durchführung von Umfragen)
  • Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG (z.B. Versand des IHK-Magazins)
  • Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
  • Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
  • Übermittlung von Daten an nichtöffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden Zwecken, § 9 IHKG
Hoheitliche und sonstige gesetzliche Aufgaben
Die Datenverarbeitung erfolgt ferner zur Erfüllung von hoheitlichen (z. B. Berufliche Bildung, Gewerbeerlaubnisbehörde für Gewerbeerlaubnisse nach § 34 d bis i GewO) und sonstigen gesetzlichen Aufgaben.
Erhebung von IHK-Beiträgen
Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG ist die IHK weiter berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge der IHK-Mitglieder die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Über diese Daten verfügen wir gemäß § 9 Abs. 2 IHKG aufgrund der Übermittlung durch die Finanzverwaltung an die Arbeitsgemeinschaft Kammerleistelle für Beitragsbemessungsgrundlagen (AKB) e.V. oder durch Übermittlung direkt an uns. Die AKB leitet die Bemessungsgrundlagen auf der Basis eines Vertrages über Auftragsdatenverarbeitung an die zuständige(n) IHK weiter. Diese Daten werden zum Zweck der Feststellung von Anfang und Ende der Beitragszugehörigkeit und der Beitragsfestsetzung verarbeitet.
Berufliche Bildung
Weiterhin ist die IHK gemäß § 1 IHKG i. V. m. Berufsbildungsgesetz (BBiG) (v. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) für die Berufsbildung zuständig. Im Rahmen unserer Pflicht zur Überwachung der Ausbildung müssen wir uns ein umfassendes Bild vom Ausbildungsbetrieb machen. Die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendigen Angaben zu Ausbildungsbetrieben und deren verantwortlichen Ausbildern verarbeiten (insbesondere erheben) wir, sofern Sie Ausbildungsbetrieb sind oder werden. Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.
Mitgliedsbescheinigungen und Jubiläumsurkunden
Die IHK stellt Bescheinigungen über die Mitgliedschaft Ihres Unternehmens gemäß § 2 IHKG aus. Zur Erstellung von Jubiläumsurkunden über die Betriebszugehörigkeit verarbeitet die IHK Angaben zu Mitarbeitern von Mitgliedsunternehmen auf deren Wunsch gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.
Interne Verwaltungszwecke
Angaben für interne Verwaltungszwecke (z. B. Identnummer, Beitragsveranlagung und Art der Beitragspflicht; Datensperrkennzeichen nach § 9 IHKG, Ihre Wahlgruppe und –bezirk bezogen auf die IHK-Wahl) werden von der IHK selbst angelegt und ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet.
Nach § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer ihr obliegenden Aufgabe erforderlich ist.
Soweit keine gesetzliche Regelung im bereichsspezifischen oder allgemeinen nationalen Datenschutzrecht besteht, kommen als Rechtsgrundlage die Tatbestände nach Art. 6 DSGVO (insbes. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c und e) – bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 DSGVO i. V. m. § 17 Abs. 2 LDSG in Betracht.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Die IHK verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
  • Stammdaten
  • Angaben zum Betrieb
  • Angaben für interne Verwaltungszwecke
  • Daten zur Beitragsveranlagung
  • Angaben zu Ausbildungsbetrieben

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen einer Weitergabe an öffentliche und an nichtöffentliche Stellen. Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
  • Öffentliche Stellen (z. B. Verwaltungsbehörden, Gerichte, IHKs)
    •    sofern die IHK gesetzlich hierzu verpflichtet ist,
    •    sofern dies zur Erfüllung von IHK-Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.
  • Nichtöffentliche Stellen
    •    innerhalb der hierfür vorgesehenen Frist vor IHK-Wahlen an Kandidaten/innen für einen Sitz in der Vollversammlung und/oder zur Bewerbung einer eigenen Kandidatur,
    •    sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenüber-mittlung eingewilligt haben.
    •    Auftragsverarbeiter – die IHK lässt die Daten auch von Dienstleistern verarbeiten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z.B. zur Durchführung und Organisation von IHK-Veranstaltungen, Versand des IHK-Magazins, IT-Dienstleister wie externe Administration, Wartung und Fernwartung, Entsorger von Akten/Datenträger
    •    Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHK, aus dem Satzungsrecht der IHK und/oder aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Regelungen.
Verwaltung der Stammdaten inklusive der Firmenakten: HR (=Handelsregister-Unternehmen) und KGT (=Kleingewerbetreibende): keine Löschfrist auch nach Gewerbeaufgabe, allerdings selektive Zugangssperren (Einschränkung der Verarbeitung).
Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt, sofern nicht wegen Förder-geldern durch das Förderprojekt oder als Beweis gegen eine etwaige Schadensersatzforde-rung eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist. Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt.
Ausnahme ist die Einwilligung z.B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern. In diesem Fall erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

9. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschrän-kung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Ostwürt-temberg ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Wenden Sie sich zur Aus-übung Ihrer Rechte daher bitte an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der IHK (s.o.).
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Baden-Württembergischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationssicherheit, Dr. Stefan Brink, Königsstr. 10A, 70173 Stuttgart, Tel. 0711 615541-0, poststelle@lfdi.bwl.de.